Marco del proyecto de modernización de red a partir de seis fuentes dispersas

Boulder Innovations va a renovar su red troncal: varios enrutadores y conmutadores dejarán de recibir actualizaciones de seguridad después del T4. Antes de mover un solo equipo, la dirección de TI (CIO) quiere entender el propósito, los objetivos, los entregables y las partes interesadas del proyecto, pero esa información está repartida entre correos, un chat de Teams, notas de reunión y memos.

Convertir seis fuentes dispersas en un marco de proyecto con fuentes citadas y contradicciones señaladas, y llevarlo a un documento de Word con un elemento visual y una sección de preguntas y respuestas para la dirección.

1. Ve a la página de inicio de Microsoft Copilot (https://copilot.cloud.microsoft/) y confirma que Work IQ está activado. Deja el selector de modo de respuesta en «Automático» (Auto).

2. Adjunta los seis archivos con «Adjuntar archivos en la nube» (Attach cloud files) y envía el prompt. Este primer prompt es un modelo con los 4 elementos (objetivo, contexto, fuentes y expectativas).

   Prompt modelo Copiar

   Resume el proyecto «Modernización de Red y Mejora de Seguridad» de Boulder Innovations a partir de los documentos adjuntos. Crea un marco conciso para la dirección que cubra: propósito y alcance, objetivos principales, entregables clave, hitos, riesgos y partes interesadas. Cita tus fuentes (nombres de archivo y fechas) y señala cualquier dato contradictorio. Presenta el resumen en secciones breves con viñetas, seguido de un apéndice que relacione cada sección con sus fuentes.

3. Revisa la respuesta: ¿cita los seis archivos y señala datos contradictorios? Si no encontró ninguno, pídeselo.

   Prompt para copiar Copiar

   Revisa de nuevo las seis fuentes y haz una lista de los datos que se contradicen o no cuadran entre sí: personas, montos y fechas. Para cada uno, indica qué dice cada archivo.

4. Pide a Copilot que convierta el marco en un documento de Word para la dirección de TI.

   Prompt para copiar Copiar

   Convierte este marco en un documento de Word con formato profesional que pueda descargar y compartir con la dirección de TI (CIO). Usa un título por sección, viñetas breves y, al final, el apéndice que relaciona cada sección con sus fuentes.

5. Cierra el panel «Vista previa» (Preview) si se abrió. Junto al documento, selecciona los puntos suspensivos (...) y luego «Descargar» (Download). Súbelo a tu OneDrive, renómbralo «Marco_Proyecto_Modernizacion_Red.docx» y ábrelo en Word para la web.

6. En Word, selecciona el ícono de Copilot en la esquina inferior derecha del documento para abrir su panel. Confirma que el selector de modo dice «Permitir edición» (Allow editing); si dice «Solo chat» (Chat only), cámbialo.

7. Pide ideas para hacer el documento más visual.

   Prompt para copiar Copiar

   Sugiere imágenes, gráficos o elementos SmartArt que mejoren el contenido de este documento. Para cada sugerencia, indica en qué sección iría y qué mensaje refuerza.

8. Coloca el cursor donde quieres el elemento visual y pide solo uno, porque generar imágenes toma tiempo (si prefieres otra sugerencia, cambia «la primera» en el prompt). Cuando aparezca en el panel, pasa el mouse sobre la imagen y selecciona el signo más (+) para insertarla. Si Copilot responde que no puede generar imágenes en modo de edición, cambia a «Solo chat», repite el prompt y luego vuelve a «Permitir edición».

   Prompt para copiar Copiar

   Genera la primera de las imágenes que sugeriste para insertarla en el documento.

9. Coloca el cursor al final del documento y pide una sección de preguntas y respuestas.

   Prompt para copiar Copiar

   Agrega al final del documento una sección de preguntas y respuestas con las preguntas que probablemente haría la dirección sobre este proyecto, respondidas con el contenido del documento.

10. Algunas preguntas solo repiten las viñetas. Ahora escribe tú el prompt para mejorarlas.

    ✍️ Escríbelo tú

    Pide a Copilot un conjunto distinto de preguntas y respuestas que provoquen una reflexión más profunda, cuestionen los supuestos del proyecto o lo conecten con un contexto más amplio. Incluye los 4 elementos: objetivo, contexto, fuentes y expectativas.

    Ver un ejemplo (después de intentarlo)

    Ejemplo de respaldo Copiar

    Reemplaza la sección de preguntas y respuestas por un conjunto nuevo para la dirección de Boulder Innovations. Quiero preguntas que cuestionen los supuestos del proyecto (presupuesto, plazos y proveedor recomendado) y que lo conecten con la estrategia de la empresa. Basa las respuestas solo en este documento y marca como «por confirmar» lo que el documento no responda. Máximo seis preguntas, con respuestas de dos o tres oraciones.

11. Si alguna de las sugerencias de prompt que aparecen al final del panel te sirve, úsala. Al terminar, selecciona «Listo» (Done) para conservar los cambios de Copilot y confirma que el documento quedó guardado en tu OneDrive.

«Marco_Proyecto_Modernizacion_Red.docx» en tu OneDrive: el marco del proyecto con fuentes citadas y contradicciones señaladas, un elemento visual insertado y una sección de preguntas y respuestas que cuestiona supuestos.

• El marco cita los seis archivos y el apéndice relaciona cada sección con sus fuentes.
• Las cifras coinciden con las fuentes: tope de $500K, estimado de $460K con despliegue por fases, contingencia de $40K, VanArsdel con $320K + $60K y Relecloud con $295K + $75K.
• Las pruebas de penetración aparecen como entregable (solo las menciona el chat de Teams).
• Señala al menos una contradicción: el resumen de cotizaciones lo envía Julia Lenares pero lo firma Dana Kim, y ambas personas figuran como gerentes de proyecto.
• El documento tiene un elemento visual insertado y preguntas que van más allá de repetir las viñetas.

Adaptado de MS-4004 · M03 · TI, Ejercicio 1, tarea 1: Use Microsoft Copilot to define the project framework (en inglés, 36 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.