Guion de la reunión general trimestral con Copilot Chat

Trey Research acaba de lanzar TR-Pulse, su nuevo programa de comunicación interna, y prepara su primera reunión general trimestral. La promesa de TR-Pulse es la transparencia responsable: contar lo que funciona, reconocer lo que no y decir qué hará la dirección. Tienes un informe con 20 proyectos y una encuesta con críticas francas de los empleados, y debes convertirlos en un guion honesto que no maquille los problemas.

Obtener un documento de Word con el guion de 30 minutos de la reunión general de TR-Pulse: cinco proyectos destacados, los temas de la encuesta con sus porcentajes desfavorables y un llamado a la acción que asuma el reconocimiento y el equilibrio entre vida laboral y personal como prioridades.

1. Abre https://copilot.cloud.microsoft/ y activa «Work IQ» si no está activado: así Copilot trabaja con tus archivos de trabajo (desactivado, pasa al modo «Web» y busca en internet). Deja el selector de modo de respuesta en «Automático» (Auto).

2. En el cuadro de mensaje, selecciona «+», luego «Adjuntar archivos en la nube» (Attach cloud files), y elige «Estado_Proyectos_T1_Trey_Research.docx».

3. Pide los cinco proyectos para la reunión. Este primer prompt es un modelo con los 4 elementos: objetivo (elegir cinco proyectos), contexto (la reunión general de TR-Pulse), fuente (el documento adjunto) y expectativas (criterios, campos y formato). Cuando responda, compara al menos dos cifras con el documento.

   Prompt modelo Copiar

   Como responsable de comunicaciones de Trey Research, preparo la primera reunión general trimestral de TR-Pulse. Revisa el documento adjunto e identifica las cinco actualizaciones de proyectos que conviene destacar en esa reunión. Prioriza según el impacto en el negocio, la alineación con los objetivos de la empresa (por ejemplo, sostenibilidad, innovación y eficiencia), el nivel de avance y la visibilidad entre áreas. Para cada proyecto, incluye un resumen breve con: nombre del proyecto, segmento de la industria, estado actual, importancia estratégica (por qué importa), resultados cuantificados o beneficios para el negocio (si los hay) y visibilidad ante la dirección o entre áreas. Presenta el resultado con un formato listo para una presentación ante la dirección.

4. En el mismo chat, adjunta «Encuesta_Anual_Empleados_Trey_Research.xlsx» (con «+» y «Adjuntar archivos en la nube») y escribe tú el prompt para analizarla.

   ✍️ Escríbelo tú

   Pide a Copilot que resuma el sentimiento de los empleados en relación con los objetivos de transparencia y confianza de TR-Pulse. Incluye los 4 elementos: objetivo (resumir el sentimiento por categoría), contexto (la reunión general y los objetivos de TR-Pulse), fuente (la encuesta adjunta) y expectativas (por categoría: sentimiento general, temas clave, preguntas con los resultados más altos y más bajos con su porcentaje y oportunidades para la dirección; al final, un párrafo sobre la moral general, en un tono adecuado para la dirección).

   Ver un ejemplo (después de intentarlo)

   Ejemplo de respaldo Copiar

   Revisa los resultados adjuntos de la encuesta anual a los empleados y resume su sentimiento en relación con los objetivos de transparencia y confianza de TR-Pulse. Para cada categoría, incluye: un breve resumen del sentimiento general (positivo, mixto o con áreas de preocupación); los temas o patrones clave según las respuestas favorables y desfavorables; las preguntas con los resultados más altos o más bajos, con su porcentaje; y oportunidades para que la dirección responda o mejore el compromiso. Termina con un párrafo corto sobre la moral de toda la empresa y las tendencias que se repiten entre categorías. Usa un tono adecuado para la comunicación de la dirección, con conclusiones claras y accionables.

5. Con los dos análisis en el chat, pide el guion de la reunión.

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   Con base en los dos análisis anteriores, crea un guion de discusión de 30 minutos para la reunión general trimestral de TR-Pulse. Incluye los aspectos destacados de los proyectos, los temas de la retroalimentación de los empleados y un mensaje final motivador. En la sección de cierre, incluye un llamado a la acción que identifique las áreas que la dirección se compromete a atender. Indica cuántos minutos dura cada sección.

6. El guion suele salir formal. Pide un tono más cercano para un público presencial y remoto.

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   Revisa el guion con una voz cálida, conversacional y consciente de lo que viven los empleados, adecuada para un público presencial y remoto. Reformula los temas de discusión para que sean más cercanos y atractivos.

7. Revisa cómo quedaron las críticas de la encuesta: con un tono cálido suelen salir suavizadas. Pide más transparencia.

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   Algunos comentarios de los empleados, sobre todo las áreas que necesitan mejorar, quedaron demasiado suavizados. Aumenta la transparencia: menciona los porcentajes desfavorables concretos, nombra directamente las áreas con peores resultados y agrega en la sección de cierre una nota como: «Los escuchamos, y esto es lo que estamos haciendo al respecto».

8. Ajusta el compromiso final de la dirección.

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   Actualiza el llamado a la acción para reconocer de forma explícita que la dirección sabe que hay desafíos serios en reconocimiento y en equilibrio entre vida laboral y personal, y que se compromete a tratarlos como prioridades principales de aquí en adelante. Explica por qué estos factores importan para la moral, la productividad y el bienestar de los empleados.

9. Cuando el guion te convenza, pide el documento de Word.

   Prompt para copiar Copiar

   Crea un documento de Word descargable con el guion completo de la reunión general trimestral de TR-Pulse.

10. Si se abrió la vista previa del documento, ciérrala. En la tarjeta del documento, selecciona «Más opciones» (More options, los tres puntos junto al nombre) y luego «Descargar» (Download). Abre el archivo y revísalo contra la encuesta.

El documento de Word con el guion de 30 minutos de la reunión general de TR-Pulse: tiempos por sección, cinco proyectos destacados, los temas de la encuesta con sus porcentajes desfavorables y un llamado a la acción sobre reconocimiento y equilibrio entre vida laboral y personal.

• El guion menciona al menos tres porcentajes desfavorables que coinciden con la encuesta; por ejemplo: flexibilidad sobre cómo y dónde trabajar, 84%; acceso a recursos de aprendizaje y desarrollo, 77%; accesibilidad y transparencia de la alta dirección, 74%.
• Los cinco proyectos existen en el informe y sus cifras coinciden (por ejemplo, $3.2M en nuevos ingresos anuales del programa de alianzas con OEM o $500K de ahorro anual del programa de moldeo por inyección).
• El cierre incluye la nota «Los escuchamos, y esto es lo que estamos haciendo al respecto» (o una equivalente) y nombra el reconocimiento y el equilibrio entre vida laboral y personal como prioridades.
• El documento de Word se abre y los minutos de sus secciones suman 30.

Adaptado de MS-4004 · M08 · Comunicaciones, Ejercicio 2, tarea 2: Use Copilot Chat to prepare for a town hall meeting (en inglés, 48 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.