← Volver al bloque
BLOQUE 4 · COMUNICACIONES · EJERCICIO OPCIONAL

Métricas del boletín interno en Excel

TU ROL Responsable de comunicaciones de Boulder Innovations.
HERRAMIENTA Excel para la web + Microsoft 365 Copilot
DURACIÓN 25 minutos
NECESITAS Licencia de Microsoft 365 Copilot · OneDrive

📥 Archivos del laboratorio

Tasas_Clic_Boletin_T4_Boulder.xlsx Correos enviados, abiertos y clics del boletín del T4 en 10 departamentos, con las tasas calculadas por fórmula. XLSX

SITUACIÓN

El equipo directivo de Boulder Innovations quiere saber cómo recibe cada departamento el boletín trimestral: cuántos lo abren y cuántos hacen clic en su contenido. Tienes los datos del T4 de diez departamentos y poco tiempo para calcular promedios a mano. Necesitas un resumen breve que diga quién está más y menos involucrado, y qué hacer al respecto.

QUÉ VAS A LOGRAR

Obtener en el libro de Excel hojas nuevas con las tendencias, un gráfico de apertura y clics por departamento, el ranking de los tres mejores y los tres peores, y un resumen ejecutivo con recomendaciones priorizadas.

ANTES DE EMPEZAR

  • Descarga «Tasas_Clic_Boletin_T4_Boulder.xlsx» desde «Archivos del laboratorio» y súbelo a tu OneDrive.
  • Dos conceptos: la tasa de apertura es cuántas personas abrieron el correo del total que lo recibió (60 de 100 = 60%); la tasa de clics es cuántas de las que lo abrieron hicieron clic en algún enlace (15 de 60 = 25%).

PASO A PASO

  1. En https://copilot.cloud.microsoft/, abre el «Iniciador de aplicaciones» (App launcher), selecciona «Más aplicaciones» (More apps) y luego Excel. Abre «Tasas_Clic_Boletin_T4_Boulder.xlsx» desde tu OneDrive.

  2. Abre el panel de Copilot (ícono abajo a la derecha), deja el selector de modelo en «Automático» (Auto) y comprueba que el modo es «Permitir edición» (Allow editing) y no «Solo chat» (Chat only).

  3. Pide las tendencias generales.

    Prompt para copiar
    Resume las tendencias de esta hoja de cálculo e identifica los departamentos con una participación inferior al promedio. Compara el desempeño de cada departamento con el promedio general y muestra los resultados en una hoja nueva.

  4. Vuelve a «Hoja1» (Copilot puede haberle cambiado el nombre) y pide un gráfico.

    Prompt para copiar
    Agrega un gráfico de barras que compare la tasa de apertura y la tasa de clics de cada departamento. Muéstralo en una hoja nueva.

  5. Vuelve a «Hoja1» y pide el ranking.

    Prompt para copiar
    Clasifica los departamentos según su tasa de clics y resalta los tres primeros y los tres últimos. Muestra los resultados en una hoja nueva.

  6. Vuelve a «Hoja1» y escribe tú el prompt del resumen para el equipo directivo.

    ✍️ Escríbelo tú

    Pide un resumen breve para el equipo directivo sobre la participación de los departamentos. Incluye los 4 elementos: objetivo (el resumen), contexto (es para el equipo directivo), fuente (los datos de la hoja) y expectativas (la tasa de apertura promedio, la tasa de clics promedio, los departamentos por debajo del promedio, sugerencias para mejorarlos y el resultado en una hoja nueva).

    Ver un ejemplo (después de intentarlo)
    Ejemplo de respaldo
    Crea un resumen breve para el equipo directivo sobre la participación de los departamentos en el boletín del T4, con base en los datos de esta hoja. Indica la tasa de apertura promedio de todos los departamentos, la tasa de clics promedio y los departamentos con participación inferior al promedio. Agrega sugerencias para mejorar la apertura y los clics en los departamentos con peores resultados. Muestra el resumen en una hoja nueva.

  7. Pide a Copilot que mejore el resumen con sugerencias priorizadas. Revísalas antes de aceptarlas.

    Prompt para copiar
    ¿Qué más agregarías a este resumen para que sea más útil para el equipo directivo? Prioriza cada sugerencia como Alta, Media o Baja y preséntalas como propuestas para que yo decida cuáles incluir.

  8. Quédate con lo importante.

    Prompt para copiar
    Agrega las sugerencias de prioridad Alta y Media en una hoja nueva.

CON QUÉ SALES

«Tasas_Clic_Boletin_T4_Boulder.xlsx» con las hojas nuevas que creó Copilot: tendencias, gráfico de barras, ranking por tasa de clics, resumen ejecutivo y sugerencias de prioridad Alta y Media.

✅ Está bien si…
El promedio puede salir como 66.7% de apertura y 38.3% de clics (promedio simple de los diez departamentos) o como 67.0% y 39.7% (calculado sobre el total de correos). Los dos métodos son válidos: lo importante es que sepas cuál usó Copilot. Los nombres de las hojas y la redacción de las sugerencias también varían.
⚠️ Ojo con esto
Revisa que el ranking use la tasa de clics y no la cantidad de clics: no es lo mismo, porque los departamentos reciben distinta cantidad de correos. Y comprueba los casos límite: Ventas (39.8% de clics) queda apenas por encima del promedio con cualquiera de los dos métodos; si Copilot la pone por debajo, pregúntale cómo calculó el promedio.

VERIFICACIÓN

  • Los tres primeros por tasa de clics son Recursos humanos (51.3%), Atención al cliente (50.0%) y Gestión de producto (46.7%).
  • Los tres últimos son Ingeniería (21.6%), Legal (24.0%) y Finanzas (30.0%).
  • El resumen señala a Ingeniería, Finanzas, TI y Legal por debajo del promedio tanto en apertura como en clics.
  • «Hoja1» conserva sus datos: Copilot agregó hojas, no cambió las cifras originales.

SI ALGO FALLA

Si Copilot no crea hojas nuevas, revisa que el modo sea «Permitir edición»: en «Solo chat» responde en el panel y puedes copiar la tabla. Si el gráfico no aparece, pide primero una tabla con Departamento, Tasa de apertura (%) y Tasa de clics (%) en una hoja nueva, y luego el gráfico a partir de esa tabla.

PARA PROFUNDIZAR

FUENTE

Adaptado de MS-4004 · M08 · Comunicaciones, Ejercicio 1, tarea 3: Use Copilot in Excel to analyze communication metrics (en inglés, 48 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.