Correo de prospección personalizado con Copilot en Outlook

Tienes lista la propuesta comercial de EcoSense 360 para hoteles, pero falta lo más difícil: conseguir la primera reunión. Tu primer objetivo es Contoso Hospitality Group, una cadena hotelera conocida por sus iniciativas de sostenibilidad, y quien decide es la vicepresidencia de operaciones. Un correo genérico no te abrirá esa puerta: necesitas uno breve, persuasivo y con los datos de tu propuesta.

Dejar listo en Outlook un correo para la vicepresidencia de operaciones de Contoso Hospitality Group con la propuesta adjunta, al menos tres datos de retorno de la inversión en viñetas, un párrafo final sobre el acompañamiento después de la instalación y el tono que elijas.

1. Abre la página de inicio de Microsoft Copilot (https://copilot.cloud.microsoft/), selecciona el «Iniciador de aplicaciones» (App launcher), el icono de cuadrícula, luego «Más aplicaciones» (More apps) y elige Outlook.

2. En Outlook en la web, selecciona «Nuevo correo» (New mail). Deja el destinatario vacío por ahora y adjunta «Propuesta_EcoSense360_Hoteles.docx» desde tu OneDrive con «Adjuntar archivo» (Attach file). Si Outlook te pregunta cómo adjuntarla, elige adjuntarla como copia.

3. Haz clic en el cuerpo del mensaje y selecciona el icono «Abrir Copilot» (Open Copilot) que aparece junto al texto. Se abre una ventana de Copilot con un cuadro para escribir y, debajo, un menú de opciones de edición.

4. Pide el primer borrador. Este prompt es un modelo con los 4 elementos: objetivo (qué quieres), contexto (para quién y por qué), fuentes (la propuesta adjunta) y expectativas (extensión, tono y cierre).

   Prompt modelo Copiar

   Como responsable de cuentas hoteleras de Fabrikam, quiero presentar nuestra solución EcoSense 360 a la vicepresidencia de operaciones de Contoso Hospitality Group, una cadena hotelera conocida por sus iniciativas de sostenibilidad. Redacta un correo profesional de presentación que retome los puntos clave de la propuesta comercial adjunta: los retos de energía del sector hotelero y cómo EcoSense 360 reduce los costos de energía y mejora la eficiencia operativa. Usa solo datos que aparezcan en la propuesta. El correo debe ser breve (máximo 180 palabras), persuasivo y cerrar con una invitación a una reunión.

5. Lee el borrador: le faltan números. Escribe tú el prompt para que Copilot agregue los datos de retorno de la inversión de la propuesta.

   ✍️ Escríbelo tú

   Pide a Copilot que agregue al correo los datos clave de retorno de la inversión que trae la propuesta adjunta. Incluye los 4 elementos: qué quieres que agregue (objetivo), quién lo va a leer y qué le importa (contexto), de dónde salen los datos (fuentes) y cuántos datos quieres y cómo presentarlos (expectativas).

   Ver un ejemplo (después de intentarlo)

   Ejemplo de respaldo Copiar

   Agrega al correo los datos clave de retorno de la inversión de la propuesta adjunta. Quien lo lee dirige operaciones y decide con números, así que elige tres datos: el ahorro estimado para un hotel mediano, el ahorro anual y el periodo de recuperación de Grand Vista Resort, y la reducción de la intervención manual. Copia las cifras tal como aparecen en la propuesta, sin redondearlas, y mantén el correo breve.

6. Copilot crea un borrador nuevo por cada pedido: el contador dirá «2 de 2». Usa las flechas atrás y adelante para comparar con el borrador 1 y vuelve al 2. Después, pide que las cifras vayan en viñetas; si tu borrador ya las trae así, pide lo contrario (convertir la lista en un párrafo breve).

   Prompt para copiar Copiar

   Presenta los datos de retorno de la inversión en una lista con viñetas, en lugar de un párrafo. No cambies el resto del correo.

7. Revisa el borrador 3. Si te convence, selecciona «Reemplazar» (Replace) para pasarlo al cuerpo del correo. Si preferías uno anterior, muévete hasta él con las flechas antes de reemplazar.

8. Agrega un párrafo nuevo: coloca el cursor al final del correo, donde quieres el texto, y vuelve a seleccionar el icono «Abrir Copilot». Cuando el párrafo te guste, selecciona «Reemplazar».

   Prompt para copiar Copiar

   Agrega al final del correo un párrafo breve sobre cómo Fabrikam acompaña a sus clientes después de la instalación, según la propuesta adjunta: soporte, capacitación y garantía. Máximo 60 palabras.

9. Revisa el tono. Selecciona todo el texto del correo (Ctrl+A en Windows o Cmd+A en Mac, con el cursor en el cuerpo), abre Copilot con su icono y, en el menú, elige «Cambiar tono» (Change tone) y uno de los tonos de la lista. Compara el resultado con el que tenías.

10. Ningún tono de la lista te convence del todo. Con el correo todavía seleccionado, describe tú el tono que quieres.

    Prompt para copiar Copiar

    Cambia el tono del correo para que suene cercano y seguro, pero siempre profesional. No cambies las cifras.

11. Compara los borradores con las flechas, quédate con el que prefieras y selecciona «Reemplazar». Antes de terminar, revisa que la propuesta siga adjunta (Copilot puede quitarla al reescribir; si falta, adjúntala de nuevo), escribe un asunto y guarda el mensaje en «Borradores» (Drafts). Si quieres enviártelo, pon tu propia dirección en «Para» (To).

Un correo en «Borradores» de Outlook (o en tu bandeja, si te lo enviaste) con asunto, la propuesta adjunta, los datos de retorno de la inversión en viñetas, un párrafo final sobre el acompañamiento después de la instalación y el tono que elegiste.

• Cada cifra del correo aparece, tal cual, en «Propuesta_EcoSense360_Hoteles.docx».
• Los datos de retorno de la inversión están en viñetas (o en un párrafo, si hiciste el cambio inverso).
• El último párrafo habla del acompañamiento después de la instalación: soporte, capacitación o garantía.
• La propuesta sigue adjunta y el correo tiene asunto.

Adaptado de MS-4004 · M02 · Ventas, Ejercicio 1, tarea 4: Use Copilot in Outlook to personalize your outreach (en inglés, 46 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.