Plan de proyecto con hitos, riesgos y responsables en Loop

Contoso amplía su centro de distribución regional en Fargo, Dakota del Norte: preparación del terreno, construcción, inspecciones, instalación de equipos y entrega final, cada fase con sus dependencias y plazos. Con tantos equipos involucrados (construcción, logística, seguridad, TI y dirección), te toca mantener el proyecto en plazo y a todos alineados, y para eso necesitas un plan claro y visual que todos puedan seguir y editar.

Crear en Loop un área de trabajo con tres páginas editables hechas con Copilot: hitos y cronograma de 24 semanas, registro RAID con los riesgos de la ruta crítica y matriz RACI de responsabilidades.

1. En la página de inicio de Microsoft Copilot, abre el «Iniciador de aplicaciones» (App launcher), selecciona «Más aplicaciones» (More apps) y luego Loop.

2. Selecciona el ícono + «Crear nuevo» (Create new) del panel izquierdo y luego «Nueva área de trabajo» (New workspace). Llámala «Expansión del centro de distribución: plan del proyecto» y selecciona «Crear» (Create). Cambia el título de la primera página, «Sin título» (Untitled), por «1-Hitos y cronograma».

3. Abre el panel de Copilot con el ícono de Copilot (arriba a la derecha de la página) y pide el plan de hitos. Este prompt es un modelo con los 4 elementos (objetivo, contexto, fuentes y expectativas).

   Prompt modelo Copiar

   Como responsable de operaciones, superviso el proyecto de expansión del centro de distribución de Contoso en Fargo, Dakota del Norte. El proyecto incluye varias fases de construcción, actualizaciones de seguridad, coordinación con proveedores y traslados de inventario. Crea un plan de proyecto detallado con todos los hitos principales de esta expansión. Organiza el plan en una tabla con estas columnas: Nombre de la tarea, Grupo/Fase, Fecha de inicio, Fecha de vencimiento, Dependencias, Responsable (rol) y Elementos de la lista de comprobación. Usa grupos lógicos como Preparación del terreno, Construcción, Sistemas de la instalación, Inspecciones y Preparación para la puesta en marcha. Supón que el proyecto empieza el próximo lunes y dura 24 semanas. Devuelve el plan como una tabla de Loop que pueda editar.

4. Copilot en Loop no siempre inserta la tabla en la página: selecciona el ícono «Copiar» (Copy) debajo de la tabla, pégala en la página «1-Hitos y cronograma» y borra el texto de la conversación que se haya pegado antes o después. Desplázate a la derecha para ver todas las columnas.

5. En el panel izquierdo, selecciona «Crear página nueva» (Create new page) y titúlala «2-Registro RAID (riesgos, supuestos, problemas y dependencias)». Abre Copilot, pide el registro y pega el resultado en la página como en el paso anterior.

   Prompt para copiar Copiar

   Para coordinar la construcción, la seguridad, los traslados de inventario y a los proveedores con fechas ajustadas, crea un registro RAID (riesgos, supuestos, problemas y dependencias) con los elementos principales de las próximas 24 semanas de la expansión del centro de distribución de Contoso. Califica el impacto y la probabilidad de cada elemento y asigna responsables de mitigación según los roles de Operaciones. Devuélvelo como una tabla de Loop con estas columnas: Tipo, Título, Descripción, Impacto (Alto/Medio/Bajo), Probabilidad (Alta/Media/Baja), Responsable (rol), Fecha objetivo, Mitigación/Acción y Estado. Debajo de la tabla, define en un párrafo breve los riesgos de la ruta crítica.

6. Crea una tercera página, titúlala «3-Matriz RACI (roles y responsabilidades)», abre Copilot y escribe tú el prompt de la matriz.

   ✍️ Escríbelo tú

   Pide a Copilot una matriz RACI como tabla de Loop. Filas: preparación del terreno, cimentación, estructura, sistema eléctrico, pruebas de rociadores, mejoras de los andenes de carga, inspección, instalación de equipos y preparación para la puesta en marcha. Columnas: Líder de operaciones, Líder de construcción, Gerente de seguridad, Coordinación logística, Finanzas, TI y Gerente de proyecto del proveedor. Valores: R, A, C o I. Incluye los 4 elementos: objetivo, contexto (para qué la necesita el equipo), fuentes (el plan de hitos que ya creaste) y expectativas (formato).

   Ver un ejemplo (después de intentarlo)

   Ejemplo de respaldo Copiar

   Para que el equipo de Operaciones asigne responsables y aclare quién comunica qué en la expansión del centro de distribución de Contoso, crea una matriz RACI como tabla de Loop, coherente con el plan de hitos que ya generaste. Filas: preparación del terreno, cimentación, estructura, sistema eléctrico, pruebas de rociadores, mejoras de los andenes de carga, inspección, instalación de equipos y preparación para la puesta en marcha. Columnas: Líder de operaciones, Líder de construcción, Gerente de seguridad, Coordinación logística, Finanzas, TI y Gerente de proyecto del proveedor. En cada celda usa R (responsable de ejecutar), A (aprueba y rinde cuentas), C (consultado) o I (informado), con una sola A por fila.

7. Copia la matriz, pégala en la página 3 y borra el texto sobrante. Revisa que cada fila tenga una sola A; si alguna tiene dos, pide la corrección.

   Prompt para copiar Copiar

   Corrige la matriz para que cada hito tenga una sola A (quien aprueba y rinde cuentas) y mantén el resto igual.

8. Vuelve a la página 1 y ajusta a mano una fecha o un responsable que no tenga sentido para tu proyecto: Copilot propone, tú decides.

El área de trabajo «Expansión del centro de distribución: plan del proyecto» en Loop, con tres páginas editables: hitos y cronograma, registro RAID y matriz RACI.

• La página 1 tiene una tabla editable con las 7 columnas pedidas y tareas en los 5 grupos (preparación del terreno, construcción, sistemas de la instalación, inspecciones y puesta en marcha).
• Las fechas empiezan el próximo lunes y terminan unas 24 semanas después.
• La página 2 tiene la tabla RAID con las 9 columnas y, debajo, el párrafo de riesgos de la ruta crítica.
• La página 3 tiene los 9 hitos como filas, los 7 roles como columnas y una sola A por fila.
• No quedó texto sobrante de la conversación pegado junto a las tablas.

Adaptado de MS-4004 · M07 · Operaciones, Ejercicio 2, tarea 1: Use Copilot in Loop to track construction milestones (en inglés, 46 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.