Presentación ejecutiva en PowerPoint a partir de un informe

La caldera que calienta el edificio de oficinas de Adatum, que tiene 50 años, necesita una reparación mayor o incluso su reemplazo, y estás considerando cambiarla por un sistema de aire forzado. Ya tienes un informe que compara ambos sistemas, pero la alta dirección no va a leer un informe completo: necesita entender ventajas, desventajas y riesgos antes de que contactes a una empresa de climatización (HVAC) y arranques el proyecto.

Convertir el informe en una presentación ejecutiva de 6 a 8 diapositivas, con una imagen generada por Copilot, una diapositiva nueva sobre la vida útil de cada sistema y un cierre de preguntas y respuestas, guardada en tu OneDrive.

1. En la página de inicio de Microsoft Copilot, abre el «Iniciador de aplicaciones», selecciona «Más aplicaciones» (More apps) y luego PowerPoint. Crea una «Presentación en blanco» (Blank presentation).

2. Abre el panel de Copilot con el ícono de Copilot (abajo a la derecha de la ventana o en la pestaña «Inicio» (Home)). Encima del cuadro de prompt, confirma que el selector de modo diga «Permitir edición» (Allow editing); si dice «Solo chat» (Chat only), despliégalo y cámbialo. Con «Permitir edición», Copilot crea y cambia las diapositivas directamente.

3. Selecciona el signo + debajo del cuadro de prompt para abrir «Agregar contenido de trabajo» (Add work content), busca «Comparacion_Sistemas_Calefaccion» y selecciónalo para adjuntarlo.

4. Pide a Copilot la presentación. Este primer prompt es un modelo con los 4 elementos (objetivo, contexto, fuentes y expectativas): úsalo de guía para los siguientes.

   Prompt modelo Copiar

   Como responsable de operaciones de Adatum Corporation, necesito poner al día a la alta dirección sobre los sistemas de calefacción por caldera y por aire forzado antes de contactar a una empresa de climatización (HVAC) y arrancar formalmente el proyecto: la caldera de nuestro edificio de oficinas, que tiene 50 años, necesita una reparación mayor o su reemplazo. Crea una presentación ejecutiva a partir del informe adjunto. Incluye la situación actual, las ventajas y desventajas de cada sistema, el impacto en el aire acondicionado, las tasas de defectos y los costos de mantenimiento, y una diapositiva final con los próximos pasos. Usa un tono ejecutivo, entre 6 y 8 diapositivas y viñetas breves.

5. Si Copilot te hace preguntas (público, tono, plantilla), elige tus respuestas y selecciona «Confirmar» (Confirm), o «Omitir todo» (Skip all) para que decida. Sin plantilla, las diapositivas salen sobre fondo blanco. Si en lugar de diapositivas te muestra un esquema, pídele que siga. La generación puede tardar unos minutos.

   Solo si Copilot te muestra un esquema Copiar

   Continúa con este esquema y genera las diapositivas.

6. Revisa las diapositivas y busca la de defectos y mantenimiento: compara sus cifras con la tabla del informe (3.2% y $0.27 por pie cuadrado al año para caldera; 4.6% y $0.18 para aire forzado).

7. Selecciona una diapositiva sin imagen y pide a Copilot que genere una para ella. Cambia el 3 por el número de tu diapositiva.

   Prompt para copiar Copiar

   Genera una imagen relacionada con el contenido de la diapositiva 3 y agrégala a esa diapositiva.

8. Falta la vida útil esperada de cada sistema. En la lista de diapositivas de la izquierda, haz clic entre las dos diapositivas donde quieres la nueva (aparece una línea roja) y escribe tú el prompt. Si Copilot pide confirmar la ubicación, selecciona «Confirmar».

   ✍️ Escríbelo tú

   Pide a Copilot que investigue la vida útil esperada de los sistemas de caldera frente a los de aire forzado y que la agregue en una diapositiva nueva en la posición que marcaste. Incluye los 4 elementos: objetivo (qué diapositiva quieres), contexto (para quién es la presentación), fuentes (información pública de la web) y expectativas (formato de la diapositiva y dónde citar la fuente).

   Ver un ejemplo (después de intentarlo)

   Ejemplo de respaldo Copiar

   Para la presentación a la alta dirección de Adatum, investiga en fuentes públicas la vida útil esperada de un sistema de calefacción por caldera y de uno por aire forzado en edificios comerciales. Agrega una diapositiva nueva en la posición seleccionada con una comparación en dos columnas (caldera y aire forzado), el rango de años de cada sistema y una conclusión de una línea sobre qué implica para la decisión de reemplazo. Indica la fuente en las notas del orador.

9. Comprueba que la diapositiva nueva quedó donde la marcaste; si no, arrástrala a su lugar en la lista de diapositivas.

10. Pide a Copilot una diapositiva de cierre para la sesión de preguntas. Si te pregunta qué tipo de diapositiva quieres, responde o selecciona «Omitir todo».

    Prompt para copiar Copiar

    Agrega una diapositiva de preguntas y respuestas después de la última diapositiva de la presentación.

11. Haz clic en el nombre del archivo, arriba, y cámbialo a «Presentacion_Comparacion_Calefaccion». PowerPoint para la web la guarda sola en tu OneDrive.

La presentación «Presentacion_Comparacion_Calefaccion» en tu OneDrive, con la comparación de ambos sistemas, una imagen generada por Copilot, una diapositiva de vida útil con su fuente y una de preguntas y respuestas al final.

• Las cifras de la diapositiva de defectos y mantenimiento coinciden con el informe: 3.2% y $0.27 por pie cuadrado al año (caldera); 4.6% y $0.18 (aire forzado).
• Hay una diapositiva de vida útil en la posición que elegiste y dice de dónde salen los datos.
• La última diapositiva es la de preguntas y respuestas.
• La presentación aparece en tu OneDrive con el nombre «Presentacion_Comparacion_Calefaccion».

Adaptado de MS-4004 · M07 · Operaciones, Ejercicio 1, tarea 3: Use Copilot in PowerPoint to create an executive presentation (en inglés, 30 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.