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BLOQUE 1 · EJECUTIVOS · EJERCICIO OPCIONAL

Pronóstico presupuestario del T4 con Copilot en Excel

TU ROL Dirección de operaciones (COO) de Northwind Traders.
HERRAMIENTA Excel para la web + Microsoft 365 Copilot
DURACIÓN 25 minutos
NECESITAS Licencia de Microsoft 365 Copilot · OneDrive

📥 Archivos del laboratorio

Pronostico_Presupuesto_T4_Northwind.xlsx Pronóstico del T4 (octubre a diciembre) por categoría, región y mes: ingresos y gastos proyectados, costos, margen y factor de riesgo, más una hoja de escenarios hipotéticos. XLSX

SITUACIÓN

Se acerca el cuarto trimestre y, antes de aprobar el presupuesto, la dirección quiere saber dónde se puede estar gastando de más y qué le pasaría al flujo de caja si las ventas caen. Tienes el pronóstico del T4 por categoría, región y mes, con costos y factores de riesgo, pero no el tiempo para modelarlo a mano.

QUÉ VAS A LOGRAR

Obtener con Copilot en Excel un análisis del pronóstico del T4 con áreas de gasto excesivo y oportunidades de ahorro, una hoja de análisis avanzado y un escenario de caída de ventas del 10% con su efecto en el flujo de caja.

ANTES DE EMPEZAR

  • Descarga «Pronostico_Presupuesto_T4_Northwind.xlsx» desde «Archivos del laboratorio».
  • Lo subirás a tu OneDrive desde Excel en el paso 1: Copilot en Excel solo trabaja con libros guardados en la nube.

PASO A PASO

  1. Entra a la página de inicio de Microsoft Copilot (https://copilot.cloud.microsoft/), abre el «Iniciador de aplicaciones» (App launcher), selecciona «Más aplicaciones» (More apps) y abre Excel. Selecciona «Cargar» (Upload) y abre Pronostico_Presupuesto_T4_Northwind.xlsx.

  2. Abre el panel de Copilot. Deja el selector de modelo en «Automático» (Auto) y comprueba que el modo diga «Permitir edición» (Allow editing); si dice «Solo chat» (Chat only), cámbialo.

  3. Pide el análisis general. Si Copilot te hace preguntas antes de empezar, elige la opción que prefieras y selecciona «Enviar» (Submit).

    Prompt para copiar
    Analiza este libro y pronostica los ingresos y gastos esperados para el próximo trimestre (T4: octubre a diciembre) a partir de las proyecciones de la hoja Pronóstico_T4. Señala las áreas con posible gasto excesivo, sugiere oportunidades de ahorro de costos y genera gráficos y tablas que resuman las métricas financieras clave.

  4. Pide el análisis avanzado: Copilot hace cálculos más profundos (con Python, detrás de escena) y los deja en una hoja nueva. Cuando termine, conserva los cambios con «Listo» (Done) al pie del panel y cambia el nombre de la hoja nueva a «Análisis».

    Prompt para copiar
    Usa el modo de análisis avanzado para obtener resultados más profundos. Identifica tendencias clave, valores atípicos y factores determinantes, y explica qué significan. Explora patrones en estos datos y pronostica posibles resultados.

  5. Vuelve a la hoja «Pronóstico_T4» y pide el escenario de caída de ventas. Si Copilot pregunta cómo deben comportarse los costos cuando bajan las ventas, elige una opción. Cambia el nombre de la hoja nueva a «Caída de ventas».

    Prompt para copiar
    Crea en una hoja nueva un escenario hipotético que muestre el impacto en el flujo de caja de una caída del 10% en las ventas.

  6. Desde la hoja «Pronóstico_T4», pide dos de los gráficos que más usan los ejecutivos.

    Prompt para copiar
    Crea un gráfico de columnas agrupadas que compare los ingresos y los gastos proyectados de cada mes del T4 y muestre en qué meses el margen es más ajustado. Crea también un gráfico circular con la proporción de los costos de cadena de suministro, mercadeo y mano de obra.

  7. Revisa que el libro tenga las hojas «Análisis» y «Caída de ventas» y los dos gráficos. Excel para la web guarda los cambios solo en tu OneDrive.

CON QUÉ SALES

Pronostico_Presupuesto_T4_Northwind.xlsx en tu OneDrive, con dos hojas nuevas («Análisis» y «Caída de ventas») y al menos dos gráficos.

✅ Está bien si…
Copilot puede hacerte preguntas antes de responder, proponer supuestos distintos para los costos cuando caen las ventas o crear otros tipos de gráfico. Está bien mientras explique sus supuestos y las cifras salgan del libro.
⚠️ Ojo con esto
Es un archivo de práctica con datos sintéticos: la columna «Margen de utilidad» casi nunca coincide con ingresos menos gastos, y la suma de los tres costos nunca da «Gastos proyectados». Si Copilot calcula márgenes o totales de gasto, pregúntale qué columnas usó antes de llevar una cifra a la dirección, por ejemplo: «¿Coinciden los márgenes de la columna con ingresos menos gastos?».

VERIFICACIÓN

  • Las áreas de gasto excesivo incluyen las tres filas en las que los gastos proyectados superan a los ingresos, todas en Norteamérica: Bocadillos en octubre, Lácteos en noviembre y Frutas y verduras en diciembre. Si Copilot no las menciona, pregúntale por ellas.
  • Los ingresos proyectados del T4 suman 3,643,511 USD; con una caída del 10% quedan en 3,279,159.90 USD (364,351.10 USD menos).
  • La hoja «Caída de ventas» explica qué supuesto usó para los costos: fijos, variables o una mezcla.

SI ALGO FALLA

Si no aparece el modo «Permitir edición», envía los mismos prompts en «Solo chat» y copia los resultados a una hoja nueva con el icono «Copiar» (Copy). Si el análisis avanzado no crea una hoja nueva, repite el prompt y agrega «con Python». Si Copilot propone convertir los datos en tabla, acepta: no cambia ninguna cifra.

PARA PROFUNDIZAR

FUENTE

Adaptado de MS-4004 · M01 · Ejecutivos, Ejercicio 2, tarea 2: Use Copilot in Excel to perform budget forecast analysis (en inglés, 30 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.