Análisis del COGS de una nueva línea de productos en Excel

Operaciones te acaba de entregar las estimaciones del costo de los bienes vendidos (COGS) de EcoSmart, la nueva línea de productos de Fabrikam, y antes de que lleguen a la dirección tienes que validarlas: hay datos incompletos y cifras que no cuadran. Además, la dirección quiere saber qué componentes y materiales encarecen la producción para decidir dónde negociar con proveedores o ajustar procesos.

Que Copilot documente los datos y sus fallas, encuentre patrones y valores atípicos, grafique los cinco componentes con mayor COGS promedio y resuma los tres principales impulsores de costo, todo en hojas nuevas del mismo libro; y que tú compruebes en las celdas originales al menos dos de sus hallazgos.

1. En la página de inicio de Microsoft Copilot, abre el «Iniciador de aplicaciones» (App launcher, la cuadrícula de la esquina superior izquierda), selecciona «Más aplicaciones» (More apps) y luego Excel.

2. En Excel para la web, selecciona «Cargar un archivo» (Upload a file) y elige «Estimaciones_COGS_EcoSmart.xlsx» en tu carpeta de descargas. Excel lo guarda en tu OneDrive y lo abre: Copilot solo trabaja con libros guardados en la nube.

3. Abre el panel de Copilot con el ícono de Copilot (abajo a la derecha del libro o en la pestaña «Inicio» (Home)). Deja el selector de modelo en «Automático» (Auto) y confirma que el selector de modo diga «Permitir edición» (Allow editing); si dice «Solo chat» (Chat only), despliégalo y cámbialo. Así Copilot trabaja directamente en el libro.

4. Pide a Copilot que describa el conjunto de datos y sus problemas de calidad. Este primer prompt es un modelo con los 4 elementos (objetivo, contexto, fuentes y expectativas): úsalo de guía para los siguientes.

   Prompt modelo Copiar

   Trabajo en el área de análisis financiero de Fabrikam. Me pidieron analizar la hoja de cálculo de estimaciones de COGS de EcoSmart, la nueva línea de productos de Fabrikam. ¿Puedes revisar el conjunto de datos de esta hoja de cálculo y entregarme dos cosas en una hoja nueva: (1) una descripción clara de cada columna clave y su propósito, y (2) una lista de los datos faltantes o incoherentes que puedan afectar la exactitud? Presenta tus hallazgos en un formato breve y estructurado en una hoja nueva.

5. Revisa la hoja nueva que creó Copilot. Después vuelve a «Hoja1», la de los datos (Copilot podría haberle cambiado el nombre), y comprueba en las celdas uno de los datos faltantes que señaló, por ejemplo, un proveedor vacío.

6. Desde «Hoja1», pide a Copilot los patrones de costo y un gráfico con los cinco componentes de mayor COGS promedio.

   Prompt para copiar Copiar

   Busca patrones en los datos de la hoja «Hoja1» y resume qué componentes del producto tienen el COGS promedio más alto, calculado con la columna «Costo total (COGS)». En una hoja nueva, incluye una tabla con el COGS promedio por componente, ordenada de mayor a menor, y un gráfico de barras con los cinco componentes de COGS promedio más alto.

7. Revisa la tabla y el gráfico. Vuelve a «Hoja1» y pide a Copilot que busque valores atípicos o anomalías.

   Prompt para copiar Copiar

   Busca en la hoja «Hoja1» valores atípicos o anomalías en los costos que puedan indicar errores de datos o costos de material inusualmente altos. Comprueba también, fila por fila, si «Unidades estimadas» multiplicado por «Costo unitario» coincide con «Costo total (COGS)». Devuelve los resultados en una hoja nueva, con el número de fila, el valor sospechoso y el motivo.

8. Comprueba tú una de las filas que señaló Copilot: en una celda vacía de «Hoja1», multiplica sus unidades por su costo unitario (si es la fila 17, escribe =D17*E17) y compara el resultado con su «Costo total (COGS)». Después borra esa celda.

9. Vuelve a «Hoja1» y escribe tú el prompt del resumen que verá el equipo de Operaciones.

   ✍️ Escríbelo tú

   Pide a Copilot, en una hoja nueva, un resumen breve de los tres principales impulsores de costo de la línea EcoSmart y de las oportunidades para reducirlos. Incluye los 4 elementos: objetivo (qué quieres), contexto (para quién es y para qué), fuentes (qué hojas o columnas usar) y expectativas (formato y extensión).

   Ver un ejemplo (después de intentarlo)

   Ejemplo de respaldo Copiar

   Necesito un resumen de los tres principales impulsores de costo de la línea EcoSmart para el equipo de Operaciones, que decidirá dónde negociar con proveedores o ajustar procesos. Usa los datos de la hoja «Hoja1» y los análisis de patrones y valores atípicos que ya están en este libro, y señala las filas con datos incoherentes en lugar de usarlas como si estuvieran bien. Para cada impulsor, indica el componente o material, su COGS total y promedio, y una o dos oportunidades concretas para reducir costos. Preséntalo en una hoja nueva, en una tabla de no más de 10 filas.

10. Revisa las hojas nuevas y selecciona «Listo» (Done) en el panel de Copilot para conservar los cambios. Excel para la web guarda el libro solo en tu OneDrive.

El libro «Estimaciones_COGS_EcoSmart.xlsx» en tu OneDrive con cuatro hojas nuevas hechas por Copilot: calidad de los datos, patrones de costo con gráfico, valores atípicos y resumen de los impulsores de costo.

• La hoja de calidad de los datos señala las 2 filas sin proveedor: 16 y 23 de «Hoja1», ambas de «Cargador inteligente».
• La hoja de valores atípicos incluye los 3 costos unitarios que no cuadran con el costo total: 652.6 (fila 17, Sensor de energía), 732.82 (fila 24, Termostato inteligente) y 892.75 (fila 28, Pantalla LED).
• El gráfico muestra, de mayor a menor COGS promedio: Marco reciclado (≈ 292,606 USD), Filtro de agua (≈ 285,864), Cargador inteligente (≈ 238,442), Sensor de energía (≈ 217,412, o ≈ 213,910 si Copilot excluye la fila 17) y Batería ecológica (≈ 191,847).
• Cada cifra del resumen de impulsores de costo se puede rastrear hasta «Hoja1» o hasta una de las hojas de análisis.

Adaptado de MS-4004 · M05 · Finanzas, Ejercicio 1, tarea 1: Use Copilot in Excel to analyze new product line COGS (en inglés, 44 min en el original). Licencia MIT, ver créditos.